Sociëteit de Flarussen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy geven we heldere en transparante informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Sociëteit de Flarussen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit betekent dat wij:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en de daarbij benodigde type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Policy;
- Het gebruik van uw persoonsgegevens beperken tot de strikt noodzakelijke gegevens voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Sociëteit de Flarussen is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in onze administratie en archieven. Indien u na het doornemen van onze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van Sponsoren en donateurs.
Persoonsgegevens van Sponsoren worden door Sociëteit de Flarussen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- uitvoering geven aan de correspondentie rond sponsorschap en donateurschap;
- promotie en publicaties;
- versturen van (nieuws-)brieven;
- versturen van persoonlijke uitnodigingen;
- gebruik voor verenigingshistorie en archief.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- een inschrijfformulier en/of een contract.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Sociëteit de Flarussen de volgende persoonsgegevens van u vragen/vastleggen:
- naam bedrijf en donateur;
voornaam, tussenvoegsel, achternaam contactpersoon;
- rekeningadres, postcode, woonplaats;
- bezorgadres, postcode, woonplaats;
- (mobiel) telefoonnummer;
- faxnummer;
- e-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door Sociëteit de Flarussen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):
- gedurende de periode dat men sponsor en/of donateur is;
- na beëindiging van het sponsor in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar;
- voor de verenigingshistorie onbeperkt in het archief.
Verwerking van persoonsgegevens van Leden
Persoonsgegevens van leden worden door Sociëteit de Flarussen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- uitvoering geven aan het lidmaatschap;
- versturen van (nieuws-)brieven;
- versturen van persoonlijke uitnodigingen;
- gebruik voor verenigingshistorie en archief.
Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:
- het inschrijfformulier;
- de functie of titel benoeming door het bestuur of de ALV;
- foto’s, beeld- en geluidsregistraties
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Sociëteit de Flarussen de volgende persoonsgegevens van u vragen/vastleggen:
- voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
- adres, postcode, woonplaats;
- telefoonnummer, mobiel nummer;
- e-mailadres;
- geboortedatum;
- de functie of titel die personen bekleden binnen Sociëteit de Flarussen.
Uw persoonsgegevens worden door Sociëteit de Flarussen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):
- gedurende de periode dat men lid is;
- na beëindiging van het lidmaatschap in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar;
- voor de verenigingshistorie onbeperkt in het archief.
Verwerking van persoonsgegevens van de jeugd.
Persoonsgegevens van de Jeugd worden door Sociëteit de Flarussen ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- versturen van persoonlijke uitnodigingen;
- gebruik voor verenigingshistorie en archief.
Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:
- een inschrijfformulier;
- foto’s, beeld- en geluidsregistraties.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Sociëteit de Flarussen de volgende persoonsgegevens van u vragen/vastleggen:
- voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
- adres, postcode, woonplaats;
- (mobiel) telefoonnummer;
- e-mailadres;
- geboortedatum;
- voornaam, tussenvoegsel, achternaam wettelijke vertegenwoordiger
- adres, postcode, woonplaats wettelijke vertegenwoordiger;
- mobiel telefoonnummer wettelijke vertegenwoordiger;
- e-mailadres wettelijke vertegenwoordiger;
Uw persoonsgegevens worden door Sociëteit de Flarussen opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en):
- gedurende de periode dat men lid is van het Jeugdgezelschap;
- in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar;
- voor de verenigingshistorie onbeperkt in het archief.
Verenigingshistorie en archief
Sociëteit de Flarussen bouwt aan haar verenigingshistorie zij legt daartoe gegevens vast in haar archief.
De persoonsgegevens die hier worden vastgelegd zijn:
- voornaam, tussenvoegsel, achternaam;
- de functie of titel die personen hebben bekleed binnen Sociëteit de Flarussen vaak in combinatie met de jaartallen dat de functie door de persoon werd bekleed;
- foto’s, beeld- en geluidsregistraties.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij maken gebruik van een derde partij, onder andere met:
Met deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst af.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan derde partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Wij zullen de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons vordert. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. In andere gevallen kunnen wij persoonsgegevens alleen delen met derden als u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Sociëteit de Flarussen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens Sociëteit de Flarussen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw persoonsgegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Als wij uw persoonsgegevens mogen verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Daarom vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Wij proberen de klachten met u op te lossen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Sociëteit de Flarussen
Secretariaat
Molenbossen 16
5923 AA Venlo
www.flarussen.nl
